Contas a pagar

O menu Contas a pagar, em INSTITUCIONAL → Contas a pagar, é onde a instituição registra, paga e acompanha as próprias despesas — boleto, Pix e TED.

Use este menu para pagar um fornecedor, programar o pagamento para a data certa, repetir automaticamente uma despesa que se repete todo mês, guardar a nota fiscal junto da conta e manter o gasto classificado para a contabilidade.

O menu tem quatro itens: Contas, Nova conta, Fornecedores e Categorias.

Comece pelas categorias

O que é: cada categoria liga um tipo de despesa ao evento contábil usado para aquele gasto (no ambiente, a categoria ESCRITÓRIO está ligada ao evento 156).

Quando usar: antes de cadastrar contas. A conta é classificada no momento do cadastro, então a categoria precisa existir antes.

Como fazer:

1. Abra INSTITUCIONAL → Contas a pagar → Categorias.
2. Selecione Nova categoria. Enquanto não houver nenhuma, a lista abre com o aviso Nenhuma categoria.
3. Em NOME, escreva o tipo de despesa (ex.: ESCRITÓRIO).
4. No EVENTO CONTÁBIL, escolha entre Evento pelas rúbricas (padrão) e Buscar ou criar evento. No modo por rúbricas, informe a RÚBRICA DÉBITO e a RÚBRICA CRÉDITO — a própria tela avisa que, "se o par ainda não tiver evento, ele é criado e vinculado à categoria". Use Inverter rúbricas para trocar débito e crédito entre os dois campos.
5. Clique em Criar categoria.

A categoria entra na lista com o Nome, o Evento e a Situação (Ativa). Cada linha traz Editar e Arquivar — arquivar tira a categoria das novas contas sem apagar o histórico.

Cadastre os fornecedores

O que é: o fornecedor é o cadastro de quem recebe o pagamento, usado para atrelar e filtrar as contas.

Quando usar: quando a mesma contraparte se repete — assim, em vez de digitar o nome e o documento a cada conta, você seleciona o fornecedor cadastrado.

Como fazer:

1. Abra INSTITUCIONAL → Contas a pagar → Fornecedores.
2. Selecione Novo fornecedor e informe os dados de quem recebe.
3. Para localizar um fornecedor já cadastrado, use a busca por Nome ou documento ou o filtro Avançado.

Enquanto não houver nenhum, a lista abre com o aviso Nenhum fornecedor.

Cadastrar uma conta a pagar

O cadastro começa pelo Como pagar, e é ele que define o resto do formulário:

• Boleto — pagamento de boleto ou convênio pela linha digitável.
• Pix — pagamento por chave, QR Code/copia e cola ou dados da conta do destinatário.
• TED — transferência para conta em outra instituição.

Como fazer (o que é igual nos três instrumentos):

1. Se tiver o PDF da conta, use Ler PDF da conta no bloco Documento — o arquivo é lido localmente e o sistema preenche o que conseguir.
2. Informe o Fornecedor — digite para buscar, ou cadastre um novo — e o NOME NO PAGAMENTO e o CNPJ/CPF de quem vai receber.
3. Informe o Valor (R$) da despesa.
4. Informe o Vencimento.
5. Escolha a Categoria — é ela que leva o gasto para o evento contábil certo.
6. Informe a Conta de débito — a conta da instituição de onde o dinheiro sai.
7. Use a Descrição para registrar uma observação que fique na conta (ex.: a que se refere o gasto). O campo aceita até 500 caracteres.
8. Clique em Registrar.

A conta é criada na situação Rascunho: ela já existe na lista, mas o pagamento ainda não foi enviado.

Boleto

O Código de barras ou linha digitável é obrigatório: sem ele o sistema recusa o cadastro (a linha precisa ter 44 ou 47 dígitos). O botão Consultar boleto busca os dados do boleto no provedor — se essa funcionalidade não estiver contratada para o canal, a tela avisa e os campos seguem preenchidos manualmente.

Pix

Escolha a forma do Pix (Chave, Copia e cola ou Conta) e preencha conforme a escolha:

• Chave — informe a Chave Pix do recebedor.
• Copia e cola — cole o código no campo QR Code ou copia e cola.
• Conta — informe a Instituição, a Agência, a Conta e o Tipo de conta do recebedor.

TED

Informe a Instituição, a Agência, a Conta e o Tipo de conta do recebedor, além dos campos comuns.

Pagar uma conta

1. Abra INSTITUCIONAL → Contas a pagar → Contas e localize a conta.
2. Clique na linha: o detalhe da conta abre com valor, categoria, vencimento e conta de débito.
3. Clique em Pagar.

As ações da conta ficam no detalhe, logo abaixo dos dados:

A ordem de pagamento é enviada e a conta passa para Em processamento — nesse estado as ações saem da tela e resta o bloco de Anexos:

Agendar o pagamento

Quando usar: quando o pagamento precisa sair numa data específica e não agora.

1. Abra o detalhe da conta (em Rascunho).
2. Em Agendar pagamento, informe a data em que o pagamento deve acontecer e o Teto de aprovação (R$) (limite de valor do pagamento).
3. Clique em Agendar.

A conta passa para Agendada:

Cancelar uma conta

Quando usar: quando a despesa não vai mais ser paga (serviço cancelado, boleto emitido errado).

1. Abra o detalhe da conta.
2. Em Motivo do cancelamento, escreva por que a conta está sendo cancelada.
3. Clique em Cancelar conta.

A conta passa para Cancelada e sai das ações:

Repetir uma despesa que se repete (série)

Quando usar: despesas fixas — aluguel, energia, internet, honorários. Em vez de cadastrar uma conta por mês, cadastre a repetição.

1. No cadastro, preencha os dados comuns e marque Despesa recorrente.
2. O sistema avisa: "Série aceita só Pix ou TED. Boleto não pode ser clonado (código de barras único)." — ou seja, a repetição vale para Pix e TED.
3. Em Frequência, escolha Mensal ou Semanal.
4. Em Término, escolha Número de parcelas (e informe quantas em Parcelas) ou Até a data.
5. Em Gerar à frente, informe quantas parcelas devem ser criadas de uma vez (opcional).
6. Se quiser, já deixe o pagamento programado: Agendar (opcional) e Teto de aprovação (opcional).
7. O campo de vencimento passa a se chamar Primeiro vencimento e o botão de conclusão passa a ser Criar série.

A série abre com as parcelas geradas e o que ainda está por gerar:

A lista de parcelas mostra # · Vencimento · Valor · Situação, e a série tem Cancelar série e Cancelar série e parcelas futuras.

Na Lista, cada parcela aparece com o número da série na coluna Série (ex.: #1), e a visão Séries — ao lado de Contas, no topo da lista — mostra as séries com Frequência, Início, Valor e Situação, inclusive as encerradas, com a opção Incluir canceladas:

Anexar nota fiscal e comprovante

No detalhe da conta, o bloco Anexos guarda os documentos daquela despesa: Enviar arquivo aceita até 10 arquivos, de PDF, JPEG, PNG ou WebP, com 10 MB cada. Os arquivos enviados aparecem na tabela Arquivo · Tipo · Tamanho · Enviado.

Acompanhar a lista

A Contas abre com quatro indicadores no topo:

• A pagar — quantas contas ainda estão em aberto, com o total no período.
• Vencidas — quantas passaram do vencimento.
• Em processamento — quantas ordens estão em andamento, e quantas foram canceladas.
• Já pago — a soma das contas pagas, com a quantidade de contas.

O seletor Todas (acima da lista) recorta por situação: Todas · A pagar · Vencidas · Agendadas · Em processamento · Pagas · Canceladas. Ao lado dele, os filtros por Todas as categorias e Todos os fornecedores, e o campo de busca por Fornecedor ou documento. As Vencidas são as contas cujo vencimento já passou:

As colunas são Fornecedor · Categoria · Instrumento · Vencimento · Valor · Série · Situação.

Quando não há nenhuma conta cadastrada, a tela informa: "Nenhuma conta cadastrada. Registre um boleto, Pix ou TED."

O que cada situação quer dizer

• Rascunho — cadastrada, sem pagamento enviado nem agendamento. É a situação que mostra as ações (Pagar, Agendar, Cancelar conta).
• Agendada — pagamento programado para uma data.
• Em processamento — ordem de pagamento enviada; as ações saem e a conta aguarda a confirmação.
• Cancelada — cancelada com o motivo registrado.
• Paga — quitada; é o valor que o indicador Já pago soma.
• Vencida — filtro por vencimento já passado, independente da situação da conta.